如何才能让家具仓库的库存数准确

来源：易管软件发布日期：2017-10-25 浏览量：0

如何才能让家具仓库的库存数准确

在家具销售行业中，有越来越多的人使用软件来管理了，使用软件最初的一个动机就是管库存，之后才是订单、采购、客户、配送、售后等。但是软件都运行很久了，库存数还是不准，实在是令人烦恼，今天我们就专门来讨论一下这个问题。

一、库存数不准会带来一系列的问题：

首先，有货品丢失的风险。

一种情况是仓库有货而账上没数（就是有货没账），那这批货品就完全脱离了监管。我见过一家工厂的仓库，由于仓库账目混乱，就有仓管员笑称若不是有保安，自己拉出去几卡车货都不会被发现。另一种情况就是账上有数而实际没货（有账没货），就算管理人员发现了，仓管员也可以一笑置之：那个账都不准的。由于账本没有权威性，所以没办法对仓管员进行有效地监督。说有货就有货没货也可以有货，说没货就没货有货也可以没货，仓库监督只好靠保安了。

再者，影响销售和采购。

卖场销售人员没办法得到准确的库存数，也就没办法给客人一个确定的交货日期，之后交货延期的情况就在所难免了，店面形象受损，卖场信用下降。采购人员也没办法精确地根据订单和库存进行采购，为了不影响出货，只好不断地加大采购量，最终造成库存越来越大，想要库存准确就更难了。如此恶性循环，经营效益能好吗？

二、那么，如何才能让库存数准确呢？

我们先分析一下软件管理下的库存数是怎么产生，再来看产生错漏的可能之处，最后再想出解决办法来。
从软件的角度来看，库存管理是一个很简单的流程：先做一个期初数，之后进仓就增加库存，出仓就减少库存，期初数加上进仓数，减去出仓数就是期末结存数，这个结存数就是我们现在讨论的库存数了。从以上的分析可以看出，影响的因素有两项，一是期初数，二是之后的进出仓数。

（一）那么期初数会出现什么错漏呢？

期初数是通过实际盘点得来的，这需要到仓库看实物，一件件去数。某某货多少件，逐一记录下来，最后录到软件的期初数中去，这项工作没有什么技术难度，但做起来很辛苦。在记录某某货之前，需要先对每种货品进行编码标识，然后才能据此盘点，若这个编码标识出现错漏，那盘点数自然会错，所以科学编码、准确标识是必需的工作。另外，在人员实盘时，重复点数、漏点数、看错编码、录入软件时输入错，都会造成盘点数错，从而造成期初数错漏。

具体盘点时应该注意什么呢？

1、首先是货品编码

这个太重要了，若是编码出现混乱，那后面的工作就不要做了，做了也是白费。道理很简单嘛，连货品都分不清还谈什么盘点呢！个人认为一物一码是基本要求，只有满足这个条件，才能区分不同的货品，从而才能准确地计数。可能还有人提出多段编码，比如物料编号+颜色码的方案（这个在我另一篇文章“家具销售管理软件中多颜色管理的探讨”中说过），但最终也得通过变通的方法，贴到货品上的码也只能是一个唯一码。

2、然后是盘点

一种是完全盘点法。
就是对所有的货品一次性全部盘点完，这种方法的好处就是简单粗爆，想想都痛快，是吧？但是这需要条件，要有人手、有时间、有空间，比如前文提到的那家工厂后来下定决心整改时就是采用此法，在厂房前的空地上用帆布搭出一大片临时仓库，然后将仓库中的货品全部搬出来放到这个临时仓库中，搬的过程中就同时整理，由于临时仓库很大，所以可以很从容地分类放置。然后再按照货品的流动性开始贴码、清点，不常用的先处理，盘清一类就搬回原仓库，如此这般花了大半年的时间，将所有的仓库重新整理了一遍。这种方法好不好？当然好，可是不是每家公司都有条件这么干的。

另一种就逐步盘点法。
每个月只盘点一部分货品，逐月轮换只至全部盘完。先盘点贵的、进出仓频繁的、有待出货的，即关键的少数；其它没有盘到的货品暂时还采用原来的账存数，等到盘点到它时再更新。这也是大多数人一种现实的选择，我们没办法开辟一个大的临时仓库，但是可以开辟一个临时区域，一部分一部分的盘点直至全部完成。

3、最后是录入环节

手工记录后再录入到软件中去，这一步出现错漏也是可能的，因为人眼看标签时会看错，写在纸上时会写错，录入软件时又会看错等等，除了小心操作外，最好使用数据采集设备来录入，比如用盘点机或者用手机软件扫码（比如“易管E8家具软件”就提供了手机版的盘点机），以最大限度地减少错漏。

（二）期初数录好之后，接下来就是日常维护了，这个环节都要注意哪些问题呢？

1、漏单，也就是进出仓时不录相应的单据

刚开始用软件的人，喜欢进出仓时先开手写单，事后再找时间补录到软件中去。理由是录电脑单太慢，其实录单是一个慢慢熟练的过程，过一段时间后录电脑单会变得比手写单更快，因为软件可以自动填充大部分内容。

事后补录的作法非常有害，万不可取。一是会忘记，特别是进出仓很频繁的时候，无疑加重了仓管员的工作量。很多人还会保留一段时间的手工账，这就更加降低了录电脑单的必要性；二是失去了库存数据的实时性，库存信息不是当前的最新状态，大大减少了使用电脑库存数的可能性；三是手写单不正规，容易在补录时看错，比如看错编号，看错数量等等。

这个问题要从流程设计上解决，一切进出仓都要以电脑单为准，规定手写单无效。仓管员的责任很清楚，期初仓库中有多少货，期末还有多少货，中间发生的进出仓都要有相应的电脑单作为凭证，让仓管员不敢在没有电脑单的情况下进出货品。

比如：出仓时可由配送部门打印出仓单并留一联，送货人持另两联到仓库领货，仓库和送货人都签字后各留一联，送货人将货送到客户家中后让客户签字，然后带回交配送部门报结。有些公司为了方便，出仓单也可由仓管员打印出来，但是该出仓单一定要有相关负责人签字后才能作为出仓的凭证；进仓时可由仓管员打印进仓单，仓管员和送货人同时签字，仓库留一联，交给送货人一联，送货人再据此单到采购部门结算。

2、错单、删单，就是录单时录错了，或者删除以前的单据

这种情况在所难免，除了日常操作要加强培训外，还可以通过减少人工操作来降低出错率，比如开单时使用二维码。另外还要加强操作员的权限管控（比如“易管E8家具软件”就有很详细的权限设置），规定改单、删单的操作权限只能赋予高级管理人员。

3、纠错，就是发现账存数和实存数不符时要及时调整

如果在日常工作中发出了账实不符的情况，仓管员要及时报告，经领导批准后进行调整。一般软件中都会提供盘盈单、盘亏单（比如“易管E8家具软件”），可以根据实际情况录入相应的单据来实现库存数据的调整。

4、月末盘点开账

除了日常的纠错，强烈建议每个月末都做一次盘点，及时校正账存和实存。这个工作可以结合对仓管员的考核进行，具体操作办法：从其它部门抽调人员到仓库去抽盘，比如随机抽查20种货品，看看相符率，结合奖惩制度可以起到比较好的作用。盘点不仅可以校正库存，还可以加快程序的访问速度，而开账不仅可以将盘点的调整结果反映到实际库存中去，还可以将记账期间限制在一个范围内，减少记账出错的可能性。

三、后记

总之，库存数是一个基础数据，对于管理工作非常重要，也是一个最基本的管理要求。我们不仅要在开始做好工作，在之后的日常运行中还要一如继往的认真，才能保证它的准确性。一量进入正轨，它带给你的就是效率而不是烦恼了。

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